Gebührenbescheide oder Rechnungen für Straßenreinigung, Müllentsorgung, Grundsteuern etc. sorgen ohnehin schon für ausreichend Aufwand.
Hinzu kommen jedoch noch hunderte Rechnungen zu Kleininstandhaltungsaufträgen wie tropfenden Wasserhähnen, defekten Schlüsseln oder auszubessernden Silikonfugen, welche alle im Rechnungseingangsbuch erfasst, kontiert und geprüft werden müssen.
Natürlich könnte man an dieser Stelle bemerken, dass es hierfür bereits systemseitige Unterstützung gibt: so - wie in diesem Magazin bereits erläutert - in Form automatischer Rechnungskontierungen mittels Scanfunktionen angebundener Dokumentenmanagementsysteme. Oder aber durch umfangreiche Handwerkerportale, welche per Schnittstelle an das ERP-System angebunden sind.
Aber was, wenn weder DMS noch Handwerkerportal im Einsatz sind?!
Beauftragungsportal – integriert ohne Zusatzkosten
Bei der Entwicklung des varyhome-Beauftragungsportals stand neben einer möglichst unkomplizierten Abwicklung des Beauftragungs- und zugehörigen Rechnungsdurchlaufs insbesondere auch eine Kostenreduzierung im Vergleich zur Anbindung externer Handwerkerportale im Fokus.
Wobei auch der Ansatz des Beauftragungsportals ein etwas anderer ist als der, diverser Handwerkerportale.
Das varyhome-Beauftragungsportal verzichtet vollständig auf Schnittstellen und basiert direkt auf den vorhandenen Funktionalitäten der Auftragsverwaltung und Rechnungslegung in varyhome.
Möchte ein Handwerker mit dem varyhome-Beauftragungsportal arbeiten, wird dieser durch das Wohnungsunternehmen über seine Kreditoren-Stammdaten freigeschaltet. Das jeweilige Handwerksunternehmen kann sich dann mit den entsprechenden Anmeldedaten und QR-Codes eine Beauftragungs-App aus dem Apple-, Microsoft- oder Android-Store herunterladen. Alternativ lässt sich das varyhome-Beauftragungsportal natürlich auch in jedem beliebigen Internet-Browser nutzen.
Mit der App-Anmeldung ergibt sich für den Handwerker ein direkter Zugriff auf die für ihn eingegangenen Aufträge. Die Eingewöhnung ist weitestgehend simpel, da die Beauftragungs-App wie auch varyhome auf der aus allen Microsoft-Produkten bekannten Oberfläche basiert.
Über das Beauftragungsportal können eingegangene Aufträge angenommen, abgelehnt oder Änderungswünsche übermittelt werden. Vorgenommene Änderungen werden farblich markiert und dem zuständigen Sachbearbeiter auf Seiten des Wohnungsunternehmens sofort angezeigt. Dieser kann nunmehr seinerseits die Änderungswünsche annehmen, ablehnen oder kommentieren. Dabei prüft die varyhome-Berechtigungsvergabe bei jeder Änderung, ob hierfür zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind.
Selbstverständlich kann das Beauftragungsportal so eingerichtet werden, dass der Handwerker über neu eingegangene Aufträge zusätzlich per Mail informiert wird.
Über eine bestehende XML-Export-Schnittstelle lassen sich zudem alle Auftragsdaten in die Bürosoftware des Handwerkunternehmens übernehmen.
