Smartphones, Tablets, Laptops – all diese mobilen Endgeräte sind aus unserem täglichen Leben nicht mehr wegzudenken. Sie ersetzen nicht nur die Tageszeitung am Frühstückstisch, sie ersetzen generell alles, was bis vor wenigen Jahren noch auf Papier gedruckt vor uns lag oder händisch mit viel Aufwand auf Papier ausgefüllt und anschließend in den PC übertragen werden musste. So beispielsweise auch das Protokoll bei einer Wohnungsab- bzw. -übernahme. Dank der im ERP-System varyhome integrierten mobilen Wohnungsabnahme lässt sich der einst etwas umständliche und aufwendige Prozess mit Hilfe eines Tablets in genau einem Arbeitsschritt erledigen – und das von unterwegs und ohne nachträgliche Arbeit im Büro.
EINMAL ERFASST VON ÜBERALL ABRUFBAR
Die mobile Wohnungsübergabe startet bereits mit dem zwischen Verwalter und Mieter vereinbarten Termin. Denn dieser wird in varyhome automatisch angezeigt. Vor Ort wird der entsprechende Mitarbeiter auf seinem Tablet Schritt für Schritt durch die Abnahme geleitet. Die mobile Wohnungsabnahme zeigt an, was wo in der Wohnung abgegangen und protokolliert werden, welcher Zähler abgelesen und welcher Zählerstand erfasst werden muss. Eventuelle Schäden können direkt per Tabletkamera aufgenommen und direkt an das Übergabeprotokoll angehangen werden. Sind alle Daten erfasst, werden diese in Echtzeit in varyhome übernommen und archiviert. Die mobile Wohnungsabnahme wird auf dem Tablet als iOS- und Android-fähige App abgerufen, die an das ERP-System varyhome angebunden ist und mit diesem Daten austauscht. Das spart Zeit, denn egal, ob die Daten bereits im System vorhanden sind oder gerade erst erfasst wurden: Sie können jederzeit und sofort von unterwegs oder am PC im Büro abgerufen werden. Hinzu kommt, dass sämtliche Daten nur einmal in das System eingegeben und anschließend nur noch gepflegt werden müssen, was den Prozess der mobilen Wohnungsabnahme effizienter und reibungsloser macht. Ist die Begehung der Wohnung und damit auch die Abnahme abgeschlossen, unterschreibt der Mieter das Protokoll noch vor Ort auf dem Tablet. Anschließend verschickt der Verwalter dieses samt beigefügter Fotos per Mail an den Mieter und archiviert es gleichzeitig in varyhome. Damit ist es zur weiteren Bearbeitung, beispielsweise zur nachfolgenden Beauftragung eines Handwerkers bei anstehenden Reparaturen, sofort im ERP-System abrufbar.
BEDIENFREUNDLICH DANK BEKANNTER OBERFLÄCHE
Da die mobile Wohnungsabnahme wie bereits erwähnt als App aus dem ERP-System heraus bedient wird, ist auch die Bedienoberfläche identisch mit der in varyhome. Die App ist somit leicht zu bedienen und nach Installation sofort nutzbar. Die intuitive Menüführung erlaubt es auch ungeübten Nutzern, sich schnell in die mobile Wohnungsabnahme einzufinden und Abnahmeprotokolle vor Ort zu erstellen. Das System ist dabei in seiner Struktur so flexibel, dass es an die Anforderungen des jeweiligen Wohnungsunternehmens angepasst werden kann. Die mobile Wohnungsabnahme ist damit ein weiterer schlüssiger Schritt in Richtung Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
