Einfach umschrieben beinhaltet ein Zahlungsverkehr folgende kaufmännische Vorgänge:

Die aktuelle Miete wird ins Soll gestellt und es wird gewartet, bis die Überweisung des Mieters, und damit das entsprechende Geld, auf dem Bankkonto des Unternehmens eingeht.

Die Buchung der Eingangsrechnung eines Kreditors sowie die Bezahlung selbiger erfolgen automatisch unter Berücksichtigung von Skonto-Regelungen, Einbehalten und Abzügen. Posten werden hierbei ausgeglichen.

Der integrierte Zahlungsverkehr von varyhome bildet beschriebenen Vorgang in ebendieser Weise ab, bietet aber gleichzeitig die Freiheit entscheiden zu können, welche der Schritte tatsächlich automatisiert und welche aufgrund vorheriger Abstimmungs- oder Eingriffsnotwendigkeiten manuell erfolgen sollen. Zudem können Geschäftsbank bzw. -banken frei gewählt werden. Das Zahlungsverkehrsverfahren in varyhome ist standardisiert und beinhaltet alle gängigen Formate an Zahlungsverkehrsdateien. Unterstützt wird es von Volks- und Raiffeisenbanken, Sparkassen und anderen Banken (auch von der Aareal-Bank).

Debitorische Lastschrift 

Die Sollstellung der in den Verträgen hinterlegten Miet- und Pachtkonditionen kann einerseits automatisiert mittels in vary - home integrierter Verarbeitungsroutinen (z. B. nachts) erfolgen oder aber zu jedem beliebigen Zeitpunkt manuell angestoßen werden. Das System stellt dabei zu jedem Zeitpunkt sicher, dass nur gültige und noch nicht ins Soll gestellte Zeiträume berücksichtigt werden und kennzeichnet jeden Posten hinsichtlich der Art des Zahlungsverkehrs (Lastschrift, Überweisung etc.).

Auf Basis der so erzeugten offenen Debitorenposten werden Zahlungsdateien generiert und an die jeweilige Bank übermittelt. Der Prozess berücksichtigt automatisch Gültigkeiten von Lastschrifteinzugsermächtigungen, zugeordnete Einzugskonten und Mandatsreferenzen sowie etwaig definierte Zahlungssperren einzelner Debitoren und -posten.

Mit Erzeugung der Zahlungsdatei werden alle per Lastschrift einzuziehenden Positionen auf den betroffenen Debitorenkon - ten automatisch ausgeglichen. Im Falle eines erfolglosen Einzugsversuches werden die Posten automatisch wieder geöffnet und etwaige Rücklastgebühren zugeordnet.

Debitorische Überweisung 

Bei der Verarbeitung von Überweisungen verfolgt der varyhome-Zahlungsverkehr ebenfalls einen weitestgehend automatisierten Ansatz.

So können je nach Präferenz des Kunden mit Anlage eines Mietoder Pachtvertrages entweder vertragsspezifische Verwendungszwecke oder aber „virtuelle Konten“ definiert werden.

Mieter, die sich für das Verfahren der vertragsspezifischen Verwendungszwecke entscheiden, überweisen Mieten und Pacht unter Angabe des spezifischen Verwendungszweckes auf das reguläre Geschäftskonto des Wohnungsunternehmens.

Der varyhome-Zahlungsverkehr liest bei der Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge neben dem Zahlenden und dessen Bankverbindung auch die Verwendungszwecke aus und ordnet die so erkannten Buchungen automatisch dem jeweiligen Debitorenkonto zu.

Eine noch höhere Trefferquote wird durch das ebenfalls in varyhome standardmäßig enthaltene virtuelle Kontoverfahren erreicht. Mit Vertragsunterzeichnung wird eine eindeutige und ausschließlich für den Mieter definierte Bankkontonummer generiert, auf die alle Zahlungen des Mieters eingehen.

Durch Überweisung auf dieses virtuelle Konto, welches bei der Hausbank in der Regel als Unterkonto zum Geschäftskonto des Wohnungsunternehmens verwaltet wird, ist eine nahezu 100%ig korrekte Zuordnung der debitorischen Überweisungen gewährleistet.

Kreditorische Überweisung

Analog der debitorischen Lastschriften erfolgt die Generierung kreditorischer Zahlungsdateien. Diese fassen auf Basis der offenen kreditorischen Posten und unter Berücksichtigung von Zahlungssperren, Zahlungszielen, Skontoregelungen oder gebuchten Einbehalten alle auszuzahlenden Beträge je Hausbank zusammen.

Auch die Erzeugung der Zahlungsdateien sowie die letztendliche Verarbeitung bei der oder den gewählten Hausbanken können sowohl automatisch (z. B. zu definierten Zahlungstagen) als auch jederzeit als manuell angestoßene Aktion erfolgen.

Kreditorische Lastschrift

Für wiederkehrende kreditorische Buchungen (z. B. Abschlagszahlungen) bietet varyhome über die standardmäßig im Funktionsumfang enthaltene kreditorische Referenzbelege die Möglichkeit, analog der debitorischen virtuellen Kontenverfahren vollautomatische Buchungszuordnungen bereitzustellen.

Den Kreditoren können je Sachverhalt und Objekt individuelle Konten- oder Verwendungszwecke zugeordnet und eine Lastschriftgenehmigung erteilt werden.

Durch die Kreditoren wird der geforderte Betrag vom Geschäfts- oder dem jeweiligen virtuellen Konto des Immobilienunternehmens abgebucht. Anhand der Referenzierung erkennt varyhome automatisch, welcher Kreditor, Bestand und welches Aufwandskonto betroffen sind und erzeugt die hierfür notwendigen Buchungen.